Se você quer saber um pouco mais sobre este tema, sugiro que leia o nosso artigo relacionado: “O que é MPS – Managed Print Services“. Ele trás importantes definições que o ajudarão a entender melhor este artigo.

Infelizmente, não há total garantia de que uma empresa irá colher os frutos desta importante estratégia.

Uma série de fatores contribuem para o sucesso, mas um dos mais importantes vem logo no início de um engajamento MPS – a avaliação inicial das necessidades empresariais de uma empresa e os recursos de impressão atuais.

Passar por alto este passo leva as organizações a uma situação de risco podendo colher resultados decepcionantes e grande insatisfação dos usuários finais.

Cinco passos essenciais podem ajudar os gestores da empresa a adaptar uma solução MPS às suas necessidades, definir indicadores-chave de desempenho para manter a estratégia no caminho certo e criar uma estrutura para melhoria contínua que garanta que o MPS continuará sendo um recurso valioso nos próximos anos.

Passo 1: Defina os objetivos do negócio

O MPS não é uma solução rígida de tamanho único, muito pelo contrário, ele deve ser adaptável à realidade da organização e a sua necessidade de negócio.

Alguns líderes podem colocar uma alta prioridade em permitir que existam as áreas não gerenciadas do ambiente de impressão, como impressoras pessoais em cada mesa de trabalho ou compras de suprimentos sob demanda que prejudicam as oportunidades de desconto no atacado.

Outros esperam que o MPS atinja metas de redução de gastos nos orçamentos de operações e alavanque economias de custo para novas compras de equipamentos.

Outros gerentes veem o MPS dentro de uma visão maior para reduzir a dependência de documentos em papel e otimizar os processos de negócios.

O MPS pode alcançar cada um desses objetivos, mas somente se as organizações e provedores de serviços projetarem a solução com os pontos principais em mente.

Passo 2: Entenda a Situação Atual

A base para uma implementação eficaz de um projeto de MPS, começa com a agregação de dados de quatro fontes principais.

Primeiro, seu provedor deve ajudá-lo a reunir estatísticas disponíveis sobre seu ambiente de impressão, como o número e os modelos de impressoras, aparelhos de fax e scanners.

Os volumes de produção e os custos de manutenção de cada dispositivo, se disponíveis, bem como os dados financeiros relativos a contratos de locação. Todas estas informações contribuirão para uma análise da situação atual.

Em segundo lugar, uma ferramenta de coleta de dados deve ser usada para “varrer” a rede encontrando os dispositivos de impressão conectados.

Em muitos casos, essas ferramentas descobrirão hardware adicional não contabilizado nas listas de inventário padrão. Um inventário preciso será a chave para identificar custos não gerenciados e equipamentos redundantes.

As ferramentas de auditoria também podem funcionar ao longo do tempo – uma semana ou um mês ou mais, dependendo dos requisitos de uma empresa – para rastrear volumes de impressão e mostrar hardware que pode estar sendo subutilizado ou com sua capacidade reduzida.

Terceiro, os profissionais de MPS devem realizar uma revisão física do ambiente. Dependendo da profundidade da informação requerida, os consultores podem se concentrar em departamentos importantes ou cobrir toda a empresa.

Além de descobrir dispositivos não conectados à rede, os consultores mapearão as localizações físicas de cada hardware e monitorarão a eficácia dos processos de negócio em condições reais.

Finalmente, com uma imagem do ambiente de impressão atual claramente em foco, os consultores devem comparar os custos de manutenção e suporte da empresa com dados da indústria compilados por firmas de pesquisa independentes.

As informações os ajudarão a determinar um custo real total de propriedade (TCO) para cada componente de hardware no ambiente de impressão.

Passo 3: Identifique Oportunidades de Melhoria

Ao alinhar os objetivos de negócios com um perfil de TCO, os líderes empresariais e os parceiros podem criar um plano personalizado de MPS.

Para saber mais sobre isso, leia nosso artigo: “Qual a importância do TCO?”

A personalização é fundamental. Por exemplo, as estratégias MPS devem identificar a melhor relação entre impressoras em rede e usuários finais.

Se houver poucos dispositivos, a produtividade cai enquanto as pessoas esperam a conclusão dos trabalhos de impressão.

Se existirem demasiadas impressoras, as organizações incorrem em custos excessivos para o equipamento e sua manutenção. Mas se você simplesmente impor relações genéricas, você arrisca ter resultados decepcionantes.

As proporções corretas variarão em função do trabalho, bem como pelo segmento de mercado de sua organização. Por exemplo, os representantes de vendas em salas de exposição de varejo podem exigir mais impressoras para manter altos níveis de serviço ao cliente do que os operadores de máquinas em pisos de fábrica que produzem ordens de serviço no início de uma produção.

Os parceiros com acesso a marcas de renome da indústria de equipamentos podem ajudar as organizações a determinar as proporções corretas com base no tamanho da empresa, no segmento de mercado, no processo de negócios ou em outros fatores.

Seu provedor de MPS também determinará quais os tipos de dispositivos que oferecerão melhor eficiência operacional, como uma impressora multifuncional com fax, cópia e digitalização para oferecer suporte a um grupo de trabalho administrativo.

Uma vez que as partes interessadas concordem com o novo ambiente, seu parceiro de MPS deverá produzir um relatório detalhado descrevendo exatamente os equipamentos e as quantidades necessárias para cada área de trabalho e a melhor localização dos dispositivos para equilibrar custos e produtividade.

Com essas informações, a empresa pode facilmente implementar um bom projeto de MPS.

Passo 4: Gerencie a Mudança

Uma estratégia abrangente de MPS pode mudar fundamentalmente como as pessoas trabalham e as ferramentas que usam para fazer seus trabalhos.

Desconforto com a mudança pode descarrilar até mesmo os melhores planos de otimização.

A gestão de exitosa da mudança começa com a comunicação das metas descritas no Passo 1 a todos na organização, de modo que os gerentes seniores e os membros mais novos compreendam os objetivos do plano MPS e os benefícios que representa.

O parceiro escolhido deve ser capaz de dar o suporte aos usuários durante todo o processo e conquistar aqueles avessos à mudança antes que eles minem o projeto.

Passo 5: Prepare-se para a Melhoria Contínua

Otimizar a operação de uma organização através do MPS é um projeto em andamento. As melhores soluções colocam as ferramentas em operação e as preparam para a melhoria contínua pois a empresa cresce e muda ao longo do tempo.

Esforços a longo prazo podem identificar equipamentos que não cumprem os requisitos de impressão. Exemplos incluem dispositivos que não utilizam a impressão frente e verso ou não podem reter trabalhos de impressão até que o usuário autorizado chegue ao dispositivo para liberar a ordem.

Atender a estes requisitos pode diminuir a produção de páginas e os custos associados. Por exemplo, reter trabalhos de impressão no equipamento pode reduzir a impressão abandonada em 10 a 20 por cento, de acordo com especialistas da indústria.

As análises em andamento também podem melhorar a produtividade. Ao identificar áreas na organização que produzem trabalhos inesperadamente grandes, os administradores podem considerar mudanças nos processos de negócios ou ver onde são necessários upgrades de equipamentos.

Sucesso desde o início

Não é nenhum segredo que uma estratégia inteligente de MPS pode ajudar a acelerar processos de negócios e reduzir custos. Uma avaliação especializada aumentará as chances de êxito e garantirá que a empresa adote uma solução personalizada para suas necessidades particulares de negócios.