O pulo do gato está em tirar dos ombros das organizações algumas tarefas que não tomem o tempo de executivos e da equipe, para que eles foquem em atividades mais nobres, diretamente ligadas à estratégia do negócio.
Com o avanço das tecnologias, o mercado de impressão tem a sua disposição soluções que podem proporcionar ganhos de produtividade e competitividade para as empresas de uma maneira geral.
É aí que entra o tão famoso MPS. Mas como ele pode ser útil para você? E como você pode tirar proveito disso? Vamos primeiro, entender alguns conceitos.
Os serviços de impressão gerenciada denominado MPS (Managed Print Services ou Serviços de Gestão de impressão) tem por objetivo promover o controle, otimização e promoção de melhorias do parque de impressão dos clientes através da terceirização de um conjunto de serviços.
Se quiser saber mais sobre gestão de impressão, leia: “Gestão de impressão, mais fácil do que você imagina”.
Esse é um processo contínuo, que envolve muito mais do que reduzir impressões e a utilização do papel. Envolve poupar dinheiro e aumentar a produtividade. Afinal, não é isso que todos nós procuramos?
Essa tendência mundial vem sendo ainda mais reconhecida nos últimos anos. Em um mundo, onde saber utilizar seus recursos da melhor forma possível é sinônimo de excelência, a solução de MPS veio para simplificar os processos, aumentar a eficiência e monitorar os custos referentes a área de impressão da sua empresa.
Agora, cabe a você pensar. Será que é isto que está faltando? Como essa solução pode atender as minhas necessidades? É isso que vamos ver.
Se quiser saber mais, leia o artigo: “Managed Print Services e Sua Empresa”.
As organizações atualmente estão reconhecendo cada vez mais o valor de uma solução em MPS e correndo atrás de bons fornecedores que atendam os seus objetivos.
Por isso é importante analisar bem qual fornecedor escolher, principalmente quando se pensa em empresas especializadas, por que essas empresas têm como objetivo assumir toda e qualquer atividade relacionada a gestão do parque de equipamento de impressão de uma empresa.
Isso pode incluir vários fatores, tais como:
Saiba como você pode implantar esse recurso lendo nosso artigo: “5 passos para uma implementação efetiva de MPS nas organizações”.
Você pode usufruir de inúmeros benefícios.
Dentre os fatores que mais motivam as empresas a contratar este tipo serviço estão:
É palavra de ordem, pode gerar uma economia de 10% a 30% com gastos em impressão nos escritórios. Quem não gosta de economizar dinheiro?
Um bom exemplo seria a transformação de um determinado processo de trabalho gerido por papel sendo transformado em meio eletrônico.
Também contribui para a diminuição de ativos e de TCO (Total Cost Ownership). Leia mais sobre o que é TCO: “Qual a importância do TCO?”
Os gestores de TI têm aliado tecnologia e conhecimento para vencer este quadro de grande importância no mercado atual.
Nesse cenário um fornecedor de MPS precisa saber gerenciar todo o processo de impressão do cliente, liberando tempo da equipe de TI para o apoio à atividade principal da empresa.
A estratégia de melhoria dos processos deve estar presente desde o primeiro momento em que se pensa em procedimentos de impressão ou gestão de documentos.
Isso contribui para que o tempo não seja desperdiçado e os funcionários possam ser eficazes no lugar certo e na hora certa.
Existem documentos que quando convertidos para papel impresso, podem trazer com eles uma vasta gama de vulnerabilidades e ameaças.
Vários perigos passam a existir, por exemplo, a posse de um documento impresso e não retirado pelo seu proprietário de origem pode ocasionar leitura indevida, distribuição não autorizada e até uso comercial e estratégico de informações confidenciais.
Com um serviço especializado de MPS, sua segurança está garantida.
Muitas vezes esse ponto não é trabalhado nos projetos porque a redução do volume de impressão vai contra o interesse de aumento de faturamento do provedor de serviços.
Na contramão deste pensamento, boas empresas especializadas em MPS e preocupadas com o meio ambiente e com o cliente, entendem que um fornecimento sustentável traz uma consciência por parte do usuário e por consequência disso, uma redução de custos.
A percepção restrita de que o acordo de serviço tem alcance somente no tempo de atendimento e de solução, ou seja, chegue o mais rápido possível e corrija o problema, pode não ser suficiente.
É fundamental identificar os requisitos do negócio relativos à disponibilidade dos serviços de impressão e gestão de documentos.
Essa leitura deve ser auxiliada pelo apoio à TI no suporte ao negócio sob a perspectiva do negócio e do usuário.
Foram desenvolvidas inúmeras soluções para suportar a necessidade de flexibilidade e mobilidade demandada atualmente.
Um bom projeto de MPS precisa mapear a frequência em que tal situação ocorre e propor soluções inteligentes, como liberação de trabalhos de impressão por meio de senha ou cartão de aproximação seja qual for o dispositivo de impressão.
O mesmo ocorre com tablets e smartphones, os usuários ficam encantados com a mobilidade que pode ser proporcionada por esses dispositivos e por este motivo é fundamental tratar essas necessidades como um meio importante para gerar eficiência.
Os fatores acima elencados devem servir de base para que o seu provedor de MPS seja capaz de desenvolver projetos que atendam os objetivos estratégicos do seu negócio.
Lembre-se que para que o seu negócio consiga todos os benefícios que uma solução de MPS promete e usufrua plenamente destes, a solução tem de ser concebida cuidadosamente com base nos seus requisitos específicos e nas reais necessidades do seu negócio.
Desenvolvido e Licenciado por Network Code Company
Copyright ©2020 Todos os Diretos Reservados
