Porém, antes de descobrirmos que tendências são essas, vamos analisar a definição de alguns termos utilizados.

Já ouviu falar de paperless?

O conceito de paperless, ou escritório sem papel, surgiu há mais de 30 anos atrás. Todavia, o papel representado por essa política não se limita apenas ao significado de digitalizar os documentos da organização e colocá-los em uma pasta na rede.

Muito pelo contrário, uma política de implementação de paperless remete ser capaz de eliminar ou reduzir consideravelmente o uso do papel e transformar o fluxo de documentos digitais em um contexto que contribua para os  processos de negócios de sua empresa ou organização.

Leia mais em: “Novas oportunidades para empresas paperless”.

Este assunto foi o foco do estudo sobre gerenciamento de conteúdo empresarial (ECM) compartilhado pela empresa de pesquisa International Data Corp. (IDC) em um webinar patrocinado pela Laserfiche.

O que é ECM?

Como já citado, o ECM (“Enterprise Content Management”), ou “Gestão de Conteúdo Empresarial” é um conjunto de ferramentas e estratégias pré-definidas que tem como objetivo gerenciar todo o conteúdo contido em um documento.

Melissa Webster, vice-presidente de programas da Content and Digital Media Technologies disse o seguinte a respeito do gerenciamento de conteúdo corporativo e ECM:

“Independentemente do que chamamos; seja ECM ou simplesmente gestão de documentos, todos os clientes querem o mesmo: eles querem eliminar o uso de papel e agilizar os processos críticos do negócio, eliminando erros e atrasos e melhorando a visibilidade do processo. Todos querem fazer seus colaboradores mais produtivos e oferecer melhor serviço ao cliente reduzindo o risco”.

Isso reflete de forma clara a necessidade que as empresas possuem de ter um bom gerenciamento de conteúdo corporativo que seja a solução dos seus problemas cotidianos.

Mas e você? Quando você pára analisar a sua situação, qual você acha que é a solução que mais se adequa às suas necessidades?

Quer ajuda? Preste atenção nas 5 principais tendências e reflita no que pode ser melhor para o seu negócio:

Integração com outras aplicações

Melissa Webster, já citada, diz que os principais sistemas de gerenciamento de conteúdo corporativo são, na maioria dos casos e com uma correta assessoria, facilmente integrados com os softwares de CRM (Customer Relationship Management) , ERP (Enterprise Resource Planning), GRH (Gestão de Recursos) e outras aplicações de negócios.

Se quiser saber mais sobre ERP e como ele pode ser útil, para o seu negócio, leia nosso artigo: “Como melhorar sua gestão empresarial”.

Essa integração resulta em uma boa combinação entre os sistemas e consequentemente uma gestão completa dos componentes mais importantes de sua empresa.

A segurança de informações críticas

Como as organizações enfrentam muitos riscos com a informação no espaço digital de hoje, Webster enfatizou que as soluções de ECM devem ter uma segurança robusta que criptografa os dados e impede o acesso não autorizado.

Ela diz que: “Isso inclui a adoção de padrões para segurança e gerenciamento dos dados, tais como o Documento 5015.2 criado pelo Departamento de Defesa do Governo dos Estados Unidos para gerenciamento de registros” (no Brasil utilizamos as normas do Conarc), acrescentando que “isto permite que diferentes linhas de negócios gerenciem o acesso da informação pelo usuário de forma independente”.

Leia o artigo da CONARQ na íntegra em: “Recomendações digitalização completa”.

“Isso assegura que informações de RH confidenciais permaneçam em sigilo dentro do departamento de RH, e informações financeiras confidenciais permaneçam em sigilo dentro do departamento financeiro”, assim por diante,

Saiba mais sobre segurança com ECM lendo o artigo: “Arquivamento de documentos, ainda preciso me preocupar?”.

A informação no contexto dos usuários

Algumas soluções de ECM permitem que as organizações configurem a aparência e o próprio processo de negócios para diferentes tarefas do usuário de modo que a interface com ele se torne intuitiva.

“Isso não só economiza tempo dos usuários, que elimina a necessidade de um monte de treinamento e garante a absorção da ferramenta de forma muito mais rápida”, disse Webster.

Em uma época que o tempo deve ser plenamente aproveitado, o conhecimento deve ser divulgado de forma ágil e as pessoas prezam pela praticidade, nada melhor do que uma solução com um gerenciamento de conteúdo corporativo que seja intuitivo e de fácil utilização.

Mobilidade

Uma pesquisa da IDC mostra que a maioria dos trabalhadores passa boa parte da semana trabalhando a partir de um local remoto. Por causa disso, há uma grande necessidade de se fazer o trabalho solicitado utilizando um dispositivo móvel.

Webster disse que algumas soluções de ECM podem até mesmo oferecer aplicativos móveis atraentes e bem trabalhados para smartphones e tablets, para que os trabalhadores remotos possam fazer seu trabalho em qualquer lugar e até mesmo de forma off-line.

Cloud

Pensando no armazenamento em nuvem, Webner diz: “Eles podem estar fora da organização e serem implementadas rapidamente, sem a necessidade de adquirir e configurar servidores ou armazenamento.

Uma solução de gerenciamento de conteúdo corporativo é fácil de comprar. Funciona como uma assinatura por isso é uma despesa operacional, em vez de uma despesa de capital”, disse Webster.

“Algumas soluções também fornecem opções de rodar totalmente em nuvem ou incluir soluções híbridas, disponíveis tanto localmente quanto na nuvem”.

Aproveite…

Faça bom uso do conhecimento adquirido estudando essas 5 principais tendências. Saiba identificar o melhor método  de gerenciamento de conteúdo corporativo para o seu negócio.

Ainda falando sobre Webner, por fim, ela conclui: “Em resumo, procurar soluções ECM que apontam para estas tendências é o melhor a fazer. Desde que sejam fáceis de implementar”.

Como na maioria das áreas de negócio, soluções de ECM estão disponíveis no mercado e muitos clientes se beneficiam delas. Faça parte desse grupo e desfrute dos privilégios oferecidos por estas soluções.