Você, como dono de um negócio ou colaborador, sabe que dentro de uma empresa o que não falta são documentos. Pilhas de papéis e pastas são acumuladas ao longo do tempo e ocupam um grande espaço.

Sabemos que deixar de produzir documentos é impossível, em virtude disso, a tendência é que o volume destes cresça cada vez mais.

Sendo assim, sem uma boa gestão de conteúdo, vários transtornos irão surgir, a desorganização será algo comum e o cenário ficará caótico. Tudo isso pode gerar perdas irreparáveis para a empresa.27

Por isso, uma boa estratégia de gestão de conteúdo corporativo é essencial. Mas é preciso dedicação e muito empenho para desenvolvê-lo com eficiência. E isso se torna um desafio ainda maior sem ajuda profissional.

Mas, o que envolve uma gestão de conteúdo e como você pode fazer uso desse recurso e encontrar informações que, de fato, produzam resultados?

Gestão de Conteúdo

Uma solução de gestão de conteúdo empresarial, também comumente chamada de (Enterprise Content Management, “ECM”) geralmente é adotada quando uma empresa identifica a necessidade de começar a gerenciar aquele volume considerável de documentos em papel ou informações não estruturadas.

É um conjunto de estratégias, métodos e ferramentas para realizar todos os processos referentes à gestão do conteúdo corporativo.

Saiba mais sobre o que o significado desse termo em: “Gestão de Conteúdo Empresarial”.

Por isso, para diminuir gargalos no processo, acesso e armazenamento de todos esses documentos físicos, a proposta da Gestão de conteúdo é não só substituir o conteúdo em papel por arquivos completamente digitais, como também estruturar outras informações e dados não estruturados para que possam ser facilmente acessados quando necessário.

Nos dias de hoje, informação é poder. Gerir as informações que circundam o seu negócio é vital para a eficiência dos processos de qualquer empresa. Será que você está a par das melhores práticas para fazê-lo?

Ferramentas auxiliares na Gestão de Conteúdo

Algumas ferramentas podem te ajudar a reduzir a sua carga de trabalho. O Sistema de Gerenciamento de Conteúdo (do inglês Content Management System – CMS) é nada mais que um aplicativo que é usado para fazer a criação, o armazenamento, o gerenciamento e a edição de qualquer conteúdo.

Leia mais sobre isso em: “Sistema de Gerenciamento de Conteúdo”.

Outras ajudas

Vamos falar um pouco agora sobre uma outra ferramenta que está sendo de grande ajuda nesse setor: Alfresco. O que é isso?

O Alfresco é uma plataforma de conteúdo corporativo que pode ser usado na nuvem. As suas funcionalidades envolvem armazenar e compartilhar os documentos de uma organização.

Por fazer parte de uma solução de Gestão de Conteúdo entrega boa parte do que se espera de uma ferramenta para tal. Gerencia, controla, disponibiliza os documentos e permite a automação de processos em base local ou na nuvem.

Além disso, o recurso de fluxo de trabalho que está  incorporado na ferramenta, permite automatizar os processos de negócios que incluem documentos e, com isso, economizar tempo e dinheiro.

Saiba mais sobre fluxos de trabalho lendo nosso artigo: “Fluxos de trabalho – Como você pode automatizá-los?”

Encontre informações que produzam resultados

“Informação é poder”. Para que você saia na frente e ganhe destaque no mundo competitivo é necessário que tenha total controle das informações que cercam a sua empresa. E mais, é necessário que essas informações não sejam supérfluas, pelo contrário, elas têm de gerar resultados.

O mercado hoje exige eficiência, diligência e flexibilidade.  Como então você pode tornar a informação mais acessível e dinâmica de forma a conseguir tirar o maior proveito dela e fazer uma boa gestão de conteúdo?

•        Indexação: Pode não ser atrativo, mas é extremamente importante se você deseja melhorar a maneira de como os dados são acessados no seu negócio. Por fazer o uso de métodos de busca eficientes, você pode encontrar ou recuperar a informação que deseja muito mais rapidamente.
•        Fácil acesso: Realizar uma boa gestão de conteúdo envolve ter fácil acesso a ele. Conteúdo sem acesso é inútil. Por meio da busca eletrônica, os conteúdos podem ser acessados em qualquer lugar, a qualquer hora e em qualquer formato.
•        Busca facilitada: Por meio de palavras-chave, as informações desejadas são facilmente encontradas. Quando se realiza uma boa gestão de conteúdo e tudo está devidamente organizado e armazenado, basta você realizar uma pesquisa simples do que quer. Daí, o mecanismo de pesquisa irá em busca de informações que batem com os termos digitados no campo de busca. Depois, apresentará os resultados de forma simples e otimizada. Você também pode acessar o conteúdo de seus documentos através da tecnologia OCR, ou reconhecimento ótico de caracteres.

Encontre ainda mais soluções lendo nosso artigo: “Componentes de uma solução em ECM”.

Realizar uma boa gestão de conteúdo com foco em obter informações que gerem resultados não é algo fácil, há todo um processo. Exige dedicação, esforço e tempo. Mas, vale a pena. Veja por que.

Benefícios

As vantagens são inúmeras:

•        Liberação de espaço físico: É um erro ocupar espaço com aquele monte de pilhas de arquivos. O espaço deve ser usado de forma estratégica, ao migrar seu conteúdo para a forma digital, você pode usar todo aquele espaço de antes para atividades mais pertinentes.

Saiba como transformar seu documento físico em digital lendo: “Como digitalizar meus documentos?”

•        Melhor visualização dos processos: Sabemos que processos são realizados por etapas e estas geram diferentes conteúdos. Mas como ter uma visão completa e um quadro total dela quando estas estão em papel? Ao realizar uma boa gestão de conteúdo e realizá-los no meio digital, tudo é organizado de forma lógica e sequencial.
•        Localização intuitiva e rápida do conteúdo: Seus pais já disseram: “Arrume o seu quarto! Assim, fica muito mais fácil encontrar o que precisa?” Com o ECM também é assim. Como tudo está devidamente organizado de forma lógica, conforme o método mais adequado para a empresa, fica muito mais fácil e ágil encontrar o que precisamos e não perder tempo tentando encontrar algo em meio a milhões de coisas.
•        Facilidade no compartilhamento de conteúdo: Sabemos que diariamente os documentos de uma empresa precisam ser compartilhados, armazenados e encaminhados para as pessoas certas. Papéis geram grandes gastos com tempo, insumos e mão de obra. Ao utilizar arquivos digitais isso pode ser feito de qualquer lugar, em pouco tempo e sem dificuldades.

Gostou?

Realize uma boa gestão de conteúdo! A sua empresa merece o melhor.

Ao gerenciar bem as informações que entram, saem e que são utilizadas no dia a dia de sua empresa, você conseguirá resultados satisfatórios que irão impactar de forma positiva no seu negócio.

Nós da edocx, teremos prazer em atendê-lo e mostrar como você pode fazer isso agora.