Existem atualmente diversas soluções em ECM disponíveis no mercado, porém antes de optar por um aplicativo é necessário saber se o mesmo atende as suas necessidades.
Não adianta optar por alguma solução e mais tarde ver que desperdiçou tempo e dinheiro em algo que não foi útil para você, não é verdade?
Desta forma, aqui serão apresentados os principais componentes que uma boa solução em ECM deve contemplar independentemente do porte e do tipo de negócio envolvidos.
O ECM (“Enterprise Content Management”), ou em português, “Gestão de Conteúdo Empresarial” envolve um conjunto de ferramentas e estratégias que, juntas, tem como objetivo auxiliar as organizações que o utilizam a preservar, gerenciar e distribuir todo o conteúdo e conhecimento contido em algum documento.
Ou seja, com a utilização de alguma solução em ECM, você consegue ter uma gestão completa de todo conteúdo presente em seus documentos.
Leia mais sobre o significado de ECM, em: “Gestão de Conteúdo Empresarial”.
Hoje em dia, as organizações estão sendo obrigadas a buscar diferenciais competitivos para agilizar o fluxo de suas informações.
A maioria das informações contidas nas organizações hoje estão totalmente desestruturadas e bagunçadas e localizadas em vários documentos que normalmente possuem difícil acesso e localização.
Tornar todo esse conteúdo existente disponível, acessível e totalmente organizado para ser utilizado por todas as pessoas envolvidas é um fator determinante para alavancar um ótimo desempenho.
A importância estratégica que o conhecimento empresarial tem no mercado hoje, faz com que as organizações passam a valorizar o conhecimento, e, consequentemente tentem da melhor forma organizá-lo e administrá-lo da maneira rápida e eficiente.
Atualmente, uma solução em ECM é reconhecida por várias organizações como uma das tecnologias que possui o maior potencial de utilização e que se caracteriza como um diferencial competitivo para se destacar no mercado.
Entender detalhadamente os processos de negócio de cada empresa, conhecer as diversas tecnologias, plataformas e ambientes computacionais usados, são requisitos fundamentais para determinar quais componentes deverão ser considerados em um projeto de ECM.
Agora que entendemos o conceito de ECM, vamos analisar quais são os componentes principais que devemos levar em conta ao contratar um provedor especializado nesse serviço?
Realiza a distribuição de relatórios de acordo com agrupamento de informações capturadas a partir de relatórios corporativos, documentos ou imagens digitalizadas.
Depois, essas informações podem ser entregues ou distribuídas a pessoas, grupos de pessoas e os mais diversos dispositivos de forma segura e organizada.
Executa o gerenciamento centralizado de entrega de documentos para todos os dispositivos de saída da organização, com monitoramento e controle destas saídas.
Isso acontece inclusive em todas as impressoras com esta função modular conectadas. E, o melhor, em qualquer lugar que estejam instaladas, possibilitando gerenciar a impressão independentemente de onde ela tenha sido gerada.
Disponibilização de documentos e relatórios de forma segura e imediata, acessíveis de qualquer navegador web, sem a necessidade da empresa manter um servidor web dedicado e de elevado custo.
Cada interface de usuário é personalizada de acordo com as necessidades de negócios particulares a cada perfil de indivíduo.
Formatação dos formulários, aplicando automaticamente esta formatação na saída dos dados, de forma flexível conforme a necessidade detectada dentro de uma página.
Três diferentes esquemas de indexação são aplicados simultaneamente em todos os documentos capturados por esta função: índices de sistema, título do documento, autor, etc; índices customizados feitos de acordo com a necessidade das organizações e uma completa indexação do texto.
Quer saber mais sobre isso? Leia nosso artigo: “Arquivamento de documentos: Ainda preciso me preocupar?”
Essa metodologia de indexação, combinada e integral, assegura que todas as páginas relevantes sejam recuperadas pelo usuário final.
Permite adicionar imagens não digitais a base de conhecimento da empresa, com capacidade de capturar imagens em OCR (reconhecimento óptico de caracteres) ou ICR, ou seja, arquivos pesquisáveis.
Depois essa solução em ECM vai transformar essas imagens capturadas em metadados, endereçando cada página automaticamente de acordo com seu conteúdo.
Massivos relatórios podem ser filtrados, classificados, resumidos e transformados em planilhas de Excel ou arquivos de texto.
Posteriormente, esses arquivos podem ser encaminhados para qualquer email, impressoras, fax, diretório dos destinatários ou outro destino corporativo, sem qualquer envolvimento do usuário final, tudo de maneira automatizada.
Permite que os usuários de negócios extraiam e analisem dados confiáveis e auditáveis, que são extraídos dos relatórios existentes, contidos em outros documentos de negócios.
Desta forma os usuários podem criar, publicar e distribuir relatórios dinâmicos e os modelos de publicação podem ser copiados para o servidor do software, sendo depois utilizado pelo Gerenciamento de Distribuição de Relatório para automatizar a extração de dados em planilhas.
Reúne todo o conteúdo da empresa, entregando automaticamente informações que são necessárias para otimizar os processos de negócios e aumentar a eficácia dos usuários.
Qualquer saída, independentemente de sua origem, pode ser montada, agrupada, aprimorada, sequenciada e entregue a qualquer destino, permitindo assim novos processos de negócios, mais rápidos e eficientes.
Leia nosso artigo e veja as tendências que tornam essa solução um sinônimo de excelência: “5 tendências em Gerenciamento de conteúdo corporativo e ECM”.
As empresas hoje em dia podem conseguir minimizar vários problemas, agilizar seus processos de negócio, aumentar a sua produtividade, atender as normas de compliance, diminuir o excesso de papel e compilar as diversas versões de documentos apenas pode analisar esses componentes.
Resumidamente, todos esses itens compõem um software com solução em ECM capaz de gerenciar de forma ampla o conteúdo gerado no banco de dados da sua empresa.
Podendo realizar assim, a integração com o mesmo, permitindo entrega e distribuição (análises, relatórios, formatação de formulários, pesquisa e indexação) em toda a sua base de informações (emails, dispositivos de saídas, mídias portáteis, etc).
Há vários benefícios em contratar uma empresa especializada em oferecer a solução em ECM que mais se adequa às suas necessidades.
Se quiser saber mais sobre o que um ECM pode fazer pela sua empresa e quais são todos os benefícios envolvidos, converse conosco. Teremos prazer em atendê-los.
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