É inevitável, a utilização dos documentos é de vital importância dentro de uma organização. Seja para tomada de decisões como para a execução de um determinado trabalho.

A medida que o tempo passa o volume desses documentos aumenta significamente, em virtude disso as pessoas buscam cada vez mais formas de ordená-los e organizá-los.

Essa gestão documental é ainda mais necessária dentro das empresas. Atualmente, algo que vêm sendo de grande utilidade é a gestão eletrônica de documentos (GED) ou a gestão de conteúdo empresarial (ECM).

De acordo com o CENADEM (Centro Nacional da Gestão da Informação) cerca de 72% das empresas brasileiras já inseriram ou pretendem inserir em breve soluções em gestão eletrônica de documentos como o GED e o ECM.

É fundamental entender o que se está buscando e o que seu negócio precisa. Infelizmente, mesmo com a disseminação dessa tecnologia, muitas empresas ainda não tem um total entendimento do que são esses dois recursos e quais benefícios eles podem trazer.

Vamos entender melhor?

Entenda o que é GED e ECM

Tanto o GED (“Gestão Eletrônica de Documentos”) como o ECM (“Enterprise Content Management”, ou em português, “Gestão de Conteúdo Empresarial”) são ferramentas que tem como objetivo e semelhança cuidar da captura, classificação, distribuição, armazenamento, distribuição e controle de acesso, ou seja, o ciclo do documento na organização, conectando pessoas e conteúdos para gerar mais produtividade.

A diferença entre os dois é que o GED como sua definição mesmo já diz, é uma gestão eletrônica de um documento, assim sendo ele não se preocupa com o conteúdo do documento.

Para que uma informação seja localizada é necessário a criação de indexadores, consequentemente esses indexadores vão permitir que você localize o documento.

Já o ECM, permite uma gestão do conteúdo.  Ou seja, para realizar uma determinada busca você pode procurar pelo conteúdo do documento. Para isso ele utiliza a tecnologia de OCR (Optical Character Recognition, ou em português, reconhecimento ótico de caracteres), assim sendo, os arquivos precisam ser pesquisáveis.

Para saber mais sobre as diferenças, leia nosso artigo: GED é o mesmo que ECM?

A implantação eficiente dessa tecnologia também vai depender de um estudo cuidadoso da infra-estrutura tecnológica da empresa, para utilizá-lo de forma integrada com os sistemas já existentes. Daí é só começar o processo de converter seus documentos físicos em digitais.

Agora que sabemos o que esse termos significam, vamos analisar como eles podem solucionar os principais problemas das organizações hoje.

Problemas X Soluções

Armazenamento

Problema: Os documentos em papel com o decorrer do tempo ocupam muito espaço físico que poderia ser melhor utilizado.

Solução: Os documentos eletrônicos estão todos disponíveis na tela do seu computador.

Pesquisa

Problema:Nos documentos em papel, é necessário procurar um por um até achar o que necessita, o que emprega tempo valioso.

Solução: Por meio da indexação, ou do reconhecimento ótico de caracteres, no GED ou no ECM respectivamente, você pode facilmente localizar um documento ou o conteúdo que está procurando.

Acesso

Problema: Apenas uma pessoa consegue manusear um mesmo documento e no local que ele se encontra, há não ser que sejam tiradas cópias, o que gera mais papel.

Solução: Na gestão eletrônica de documentos há a possibilidade de acesso remoto, em tempo real, podendo ser acessado por vários dispositivos e computadores diferentes, via web.

Segurança

Problema: Mesmo mantendo documentos importantes em segurança, como por exemplo em salas trancadas, eles correm o risco de serem facilmente roubados e visualizados por pessoas não autorizadas.

Solução: Há controles de acesso pré-definidos para que apenas usuários autorizados possuam acesso.

Perda de informações

Problema: Guardar documentos em ambientes não adequados e a sua manipulação frequente, pode deteriorar os documentos em papel, comprometendo assim  a longevidade das informações contidas nele. Além disso, eles podem ser facilmente perdidos.

Solução: Pode ser realizado um backup (cópia de segurança) para que nenhum documento seja perdido caso aconteça algum imprevisto.

Mapeamento

Problema: Caso seja necessário um documento passar por várias pessoas para ser analisado ou aprovado, esse processo é realizado de maneira lenta e burocrática.

Solução: No GED ou no ECM há a possibilidade de trabalhar com a implementação de fluxos de trabalho automatizados, que podem agilizar todo o processo de criação, distribuição, aprovação, uso e arquivamento dos documentos.

Para saber como realizar essa etapa, leia nosso artigo: Fluxos de trabalho – Como você pode automatizá-los?

Temporalidade

Problema: Demanda esforço e trabalho controlar a temporalidade de todos os documentos físicos, além de ocuparem muito espaço

Solução: Você terá total controle da temporalidade de um documento e estabelecer previamente quanto tempo um documento deverá ficar guardado e quando deve ser descartado.

Quer saber mais sobre quanto tempo um documento deve ficar armazenado ou de que forma ele deve ser classificado? Baixe o e-book da Conarq: “Classificação, temporalidade e destinação de documentos de arquivo”.

Relatórios

Problema: É necessário que se crie um relatório manualmente.

Solução: Relatórios gerenciais podem ser emitidos na gestão eletrônica de documentos de forma automática e sistematizada para monitorar tudo que precisa.

Viu como todos os seus problemas relacionados com documentos podem ser solucionados de forma bem simples com o GED ou o ECM?

Planeje bem

Não adianta querer mudar tudo de um dia pro outro. Sem planejamento a implantação pode ser mal sucedida e causar não só insatisfação como também prejuízos para sua empresa.

Não adianta optar por alguma solução e mais tarde ver que desperdiçou tempo e dinheiro em algo que não foi útil para você, concorda?

Escolha a opção que mais se adequa ao seu negócio! Utilizar de tecnologias como o GED ou o ECM, demanda tempo, esforço mútuo e engajamento de todos os envolvidos e é um investimento.

Procure ajuda especializada e trabalhe a mente dos seus colaboradores para planejar a implantação deste processo.

Os benefícios são muitos e os resultados positivos. Melhore sua produtividade, evite o retrabalho, reduza custos, economize espaço físico, reduza papel contribuindo com a sustentabilidade, tenha segurança e preze pela eficiência. É isso que uma boa gestão eletrônica de documentos como o GED ou o ECM prevê.

Leia o artigo: Gestão de Conteúdo – Como encontrar informações que produzam resultados?

Você não precisa encarar essa etapa sozinho! Conte com a ajuda da nossa equipe para atender suas necessidades e ajudar a sua empresa a crescer ainda mais profissionalmente.