Em qualquer caso, devemos considerar:

problema = oportunidade de melhoria

problemática = processo

Mas, para simplificar o entendimento, chamaremos o Processo de Projeto sob o foco “Problema-Solução”.

Para tomar decisões efetivas, recomendo seguir um processo: metodologia base do Seis Sigma (metodologia para fornecimento de produtos melhores, mais rápidos e embasado em processos). Nessa linha passamos para os seguintes passos:

DEFINIR: formular o Projeto

Implica definir os objetivos do Projeto baseado em um modelo preliminar do problema que contemple as seguintes atividades:

• Definir a equipe de trabalho;
• Recoletar necessidades e expectativas dos envolvidos;
• Identificar problemas ou oportunidades de melhora;
• Estabelecer objetivos preliminares, prazos e os custos das atividades.

Ferramentas recomendadas:

• Ficha do projeto para consolidar Objetivos, Prazos e Custos;
• Quadro Bidimensional para determinar a importância de elementos baseados em duas variáveis;
• Diagrama de Caracterização para entendimento geral do sistema.

MEDIR: estabelecer Sistema de Medidas

Medir a frequência e possibilidades de erros para estabelecer metas baseados na recoleta de informação numérica interna e dos concorrentes. Atividades sugeridas:

• Estabelecer o Fluxo do Processo;
• Estabelecer elementos-chave do problema;
• Definir indicadores relevantes;
• Recoletar informação numérica;
• Validar o Sistema de Medidas para empregá-lo nas fases seguintes.

Ferramentas recomendadas:

• Fichas de indicadores para precisar as métricas e as fontes dos mesmos;
• Fluxograma de Processos para identificar elementos-chave;
• Benchmarketing para definir metas realistas e relevantes.

ANALISAR: estruturar problema e soluções

Aprofundar as causas que determinam os erros e definir oportunidades de melhora priorizando-as. Atividades sugeridas:

• Analisar relações Causa-Efeito;
• Validar relações baseadas em indicadores;
• Definir alternativas de solução.

IMPLANTAR: selecionar e aplicar soluções

Definir os elementos específicos que serão mudados e as metas finais. Desenvolver o projeto de mudança. Atividades sugeridas:

• Selecionar alternativas a serem implantadas;
• Plano definitivo do projeto;
• Implantar soluções.

Ferramentas recomendadas:

• Relatório de gestão para fazer acompanhamento sistemático do projeto;
• Diagrama de Pareto para selecionar as soluções que contribuem maior valor.

CONTROLAR: garantir a melhora contínua

Implantar um Sistema de Monitoramento para prevenir que sejam retomadas práticas anteriores e sejam identificados problemas adicionais.

• Monitorar o processo para identificar tentativas de “voltar ao passado”;
• Identificação de problemas adicionais.

Ferramentas recomendadas:

• Tabela de controle para estabelecer sistemas de incentivos para os envolvidos;
• Benchmarking para manter o processo dentro dos parâmetros competitivos;
• Definir funções e responsabilidades nas atividades de melhora.

Recomendações finais:

• Para tomar decisões a matéria-prima fundamental é a informação formal, apoiado por uma boa plataforma de TI com informação online. Analisar dados de um período é como realizar autópsia gerencial;
• Não focar em apenas uma fonte de informação, muito menos subestimar ou sobrestimar o valor da informação recebida de outros;
• Deixe que seus colaboradores participem e escutem. Lhes dê atenção;
• Considere a educação ou preparação, o nível de decisão, seus valores e crenças, a motivação e expectativas das pessoas.

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Orlando Ponce – Interact, Empresa parceira da Edocx