Não há dúvida que um dos maiores e melhores recursos de uma empresa são as pessoas que nela trabalham. O departamento de RH (Recursos Humanos) é o responsável por todas as atividades relacionadas a essa área.

Isso exige deles a grande responsabilidade de fazer com que todo o processo de gestão de pessoas esteja de acordo com a lei e que seja eficiente e assertivo. Esse não é um trabalho fácil e requer tempo e esforço para conferir e analisar todas as informações.

Nesse mundo tão competitivo, como o RH pode melhorar seu desempenho e alcançar resultados ainda maiores? Como evitar falhas e garantir que todas as etapas sejam seguidas de acordo com as normas? E ainda, como otimizar o tempo, economizar recursos e ainda aumentar a produtividade?

A resposta está na tecnologia, mais precisamente, na automação de processos.

Ainda sim, muitos gestores de RH têm várias dúvidas sobre como começar ou se vale a pena investir e não conhecem os benefícios da automação de processos no RH.

Antes de tudo, vamos entender um pouco sobre o que isso significa.

O que é automação de processos

A automação de processos é uma técnica do BPM (Business Process Management ou Gestão de Processos Empresariais) que tem como finalidade, fazendo uso da tecnologia, tornar alguma atividade da empresa mais eficiente e eficaz.

Quer saber mais sobre isso? Leia nosso artigo: “O que é BPM?”

Por meio dessa abordagem é possível: a integração entre os diversos setores da empresa, poupar tempo e focar no ponto chave do negócio. Mas como esse recurso pode ser útil no RH?

Automação de processos em RH

Um dos setores que necessita e muito de um recurso que automatize a gestão de processos é o de Recursos Humanos.

Isso por que vários fatores pedem processos ágeis e que sejam eficientes e livres de falhas.

Nos dias de hoje, á área de Recursos Humanos não se restringe apenas á contratar ou desligar os funcionários. Muito pelo contrário, essa área tem forte participação no core business de qualquer organização.

Se quiser saber mais sobre esse termo, leia: “Core business”.

Isto é, há muito tempo o RH deixou de ser apenas um setor burocrático e passou a ter forte ligação com a área estratégica das empresas, buscando o melhor resultado e contribuindo decisivamente para a conquista deste.

Infelizmente, muitos gestores ainda têm dúvidas de como fazer isso.

Para saber como, leia o artigo: “Fluxos de trabalho – Como você pode automatizá-los?”

Mas, como estamos vendo, é de vital importância a automação de processos no RH. Fazer uso dessa automação traz diversos benefícios para a sua organização, desde reduzir custos a se posicionar estrategicamente no mercado.

Ficou curioso? Vamos ver as principais vantagens da automação de processos no RH nas suas diversas funções:

Contratação e desligamento

Essas duas atividades estão entre as mais beneficiadas com o uso da automação. Realizar todos os procedimentos pertinentes a essas atividades demanda extremo cuidado com prazos, leis trabalhistas, exigência de documentos e vários outros procedimentos que se realizados de forma incorreta, podem gerar até mesmo multas para sua organização.

A tecnologia se mostra muito útil nesse processo. Com a utilização de um software, é agilizado processos críticos desse serviço, por exemplo: Você pode controlar as vagas oferecidas, fazer uma seleção dos candidatos pelo perfil desejado, reduzindo assim o tempo gasto com contratações.

Além disso, o processo de desligamento é facilmente agilizado e os custos são reduzidos, visto que com a automação de processos no RH as contratações equivocadas diminuem consideravelmente.

Registros dos colaboradores

Documentos em papéis geram uma demora significativa na hora de consultar dados e ocupa um espaço físico valioso de uma empresa.

Isso não é mais problema! Todos os documentos dos colaboradores podem ser consultados de forma eletrônica.

Esse processo facilita a consulta e a atualização de dados no que se refere à gestão de pessoas, economizando tempo precioso e facilitando o cumprimento de prazos. Também gera um melhor aproveitamento do espaço físico da empresa, visto que há uma diminuição de papel.

Treinamentos

No planejamento estratégico das organizações, muitas vezes são incluídos metas de qualificação.

Diante disso a existência de treinamentos e meios de capacitação para os colaboradores é necessária. Mas, é preciso saber que já participou de determinado treinamento, quais foram os resultados e que pontos ainda precisam ser trabalhados.

Com a automação de processos é possível obter soluções práticas e interativas que possibilitam atingir resultados satisfatórios e ter funcionários bem treinados e capacitados para o mercado de trabalho.

Cálculo da folha de pagamento

Fazer o cálculo da folha de pagamento é um dos trabalhos mais burocrático realizados pelo RH.

A legislação trabalhista é cheia de regras, que, se o departamento de RH não estiver atento, pode gerar diversas multas a sua empresa.

De novo podemos fazer o uso de um software adequado que faz todo esse trabalho cansativo para você.

Com a automação de processos você consegue ter acesso a todas as regras atualizadas e os cálculos devidamente realizados.

Como resultado, o funcionário fica tranquilo, as chances de falhas são mínimas e todo procedimento ocorre de modo consistente, fácil e rápido.

Segurança da informação

O RH está em contato diário com informações extremamente sigilosas e confidenciais.  Portanto, a segurança da informação desse setor é um ponto crucial na automação de processos.

Os gestores irão se beneficiar de clareza operacional, ou seja, saberão quais atividades estão sendo desempenhadas e quem são as pessoas envolvidas.

Ferramentas de automação garantem um controle minucioso das informações, protegendo não só os funcionários, mas a empresa como um todo.

Por que adotar a automação de processos no RH?

Como vimos neste artigo, a automação de processos no RH cresce cada vez mais, isso por que diminui consideravelmente as falhas existentes hoje, fornece segurança das informações e transforma tudo em processos ágeis e eficientes.

Essa é uma aposta inteligente que diversos departamentos de RH já estão fazendo uso. Contar com sistemas informatizados e com a ajuda da tecnologia existente pode fazer a diferença no dia a dia desse departamento.

Aproveite de um RH mais estratégico e eficiente. E saiba desde agora a transformar não só esse, mas todos os setores da sua empresa em uma ponte para o sucesso. Conte com a ajuda de nossa equipe.