Significado

Antes de compreender a diferença entre GED e ECM precisamos entender o que eles significam.

GED (“Gestão Eletrônica de Documentos”) é um sistema cujo objetivo é gerenciar todo e qualquer tipo de documento em uma empresa, seja ele físico ou digital.

O GED é um conjunto de tecnologias que visa facilitar o controle, o armazenamento, a busca, a restauração e o compartilhamento dos documentos.

Um bom projeto de GED é bastante eficaz em qualquer tipo de negócio. Com uma boa tabela de temporalidade, bom controle de níveis de acesso, rotinas de backup e uma classificação adequada, o GED traz benefícios significativos oferecendo praticidade, simplicidade, rapidez e segurança no acesso aos documentos da organização.

O ECM (“Enterprise Content Management”), ou em português, “Gestão de Conteúdo Empresarial” teve sua sigla criada em 2000 pela AIIM (Association for Information and Image Management) e envolve um conjunto de ferramentas e estratégias que, juntas, auxiliam as organizações a preservar, gerenciar e distribuir todo o conteúdo e conhecimento contido em algum documento.

Tudo que antes ficava disperso em livros, computadores, arquivos de áudio ou vídeo ou até na mesmo na mente das pessoas é controlado pelo ECM e organizado de forma sistemática. Se quiser aprender mais sobre soluções de ECM, leia nosso artigo: “Componentes de uma solução em ECM”.

Semelhanças

Em ambos os conceitos, existem alguns pontos que são semelhantes e que devem ser levados em consideração. São eles:

• Captura: Envolve inserir todas as informações ou todo o conteúdo dos documentos físicos e eletrônicos no sistema. (Como se conseguiu a informação?)
• Armazenamento: Nesta etapa, o conteúdo deve ser guardado para ser acessado posteriormente. (Qual é o melhor local ou forma para armazenar?) Se quiser saber mais sobre como fazer um armazenamento eficiente em sua empresa, veja nosso artigo: “Arquivamento de documentos, ainda preciso me preocupar?”
• Gerenciamento: É um dos pontos mais importantes a ser analisado. É aqui onde é definido todo o controle de informação, acesso e manipulação dos documentos.
• Distribuição: Envolve ferramentas de busca e a disponibilização das informações necessárias ao público devido.
• Preservação: Armazenamento em longo prazo com a garantia de segurança e autenticidade do conteúdo contido nos documentos.

Portanto, como foi visto, independente das particularidades de cada termo, eles possuem certas igualdades que devem ser levadas em conta.

ECM X GED

Chegamos enfim a grande questão. Vimos o significado de GED e ECM e quais são as suas semelhanças. Mas, qual é a diferença entre eles?

Hoje há 5 teorias principais que diferenciam esses dois termos:

1. O ECM é o GED que se utiliza das competências da Web.
2. O GED é direcionado apenas à gestão de documentos, enquanto o ECM engloba várias outras ferramentas como BPM, RM e WorkFlow.
3. O GED é voltado a gestão de documentos dos departamentos, já o ECM trata a empresa como um todo.
4. O ECM é a evolução do GED.

Apesar das diferenças conceituais não existem regras ou uma regulamentação que defina o limite do que é GED ou ECM. Ambas as siglas foram estabelecidas e difundidas por empresas que desenvolvem soluções para essas áreas e não por entidades oficiais; por isso cada organização apresenta como quer.

Motivo pelo qual muitos projetos que tinham GED como foco inicial, acabam atendendo as necessidades relacionadas ao outro método, o ECM. Se quiser ler mais sobre isso, leia o artigo: “ECM X GED – Existe diferença?”

Por causa dessa confusão e da ausência de regras específicas sobre o assunto, muitas definições acabam tratando GED e ECM como se fossem a mesma coisa. Mas, não são.

Vamos ver um exemplo para conseguirmos entender a diferença entre os dois? GED como sua definição mesmo já diz, é uma gestão eletrônica de um documento, ou seja, ele não se preocupa com o conteúdo do documento.

Por isso, você tem de criar indexadores e esses indexadores é que vão permitir que você localize o documento. Pense em uma nota fiscal por exemplo.  No caso do GED, você pode colocar como indexador o número da nota e a data de emissão.

Então toda vez que você for procurar uma nota fiscal, o documento em si, você tem que procurar pelo número ou data de emissão para que o sistema possa achar aquele arquivo eletrônico correspondente à nota.

Já no ECM, permite uma gestão do conteúdo.  Ao fazer uma busca ou pesquisa, você pode procurar pelo conteúdo do documento. Você pode, por exemplo, colocar a palavra “Computador”.

Daí o ECM vai procurar dentro de todo conteúdo nas notas fiscais onde você comprou um computador.

Como consequência, o sistema de ECM vai trazer todas as notas fiscais cujo conteúdo da nota fiscal tem o termo “computador”. Por isso, no ECM você precisa ter arquivos que estão armazenados utilizando a tecnologia de OCR (Optical Character Recognition, ou em português, reconhecimento ótico de caracteres), ou seja, os arquivos precisam ser pesquisáveis.

Agora ficou mais fácil não é verdade?

Por essa razão…

Se você procura uma solução, não importa se ela é GED ou ECM, para melhorar a gestão dos documentos e do conteúdo que sua empresa gera, se preocupe principalmente com a qualidade do prestador de serviço que você irá escolher.

Afinal, mais importante que escolher qual dos dois supre melhor suas necessidades, você vai precisar de uma equipe competente que dê suporte eficiente na implantação do sistema escolhido, auxiliando você a utilizá-lo do melhor modo possível e com toda a comodidade e a segurança.

Ter pleno controle das informações de seu negócio e crescer com o mercado em vez de ficar estagnado, é a melhor opção para tornar a sua empresa competitiva.