Algumas empresas optam por usar uma nomenclatura enquanto outras utilizam o acrônimo MPS que é conhecido mundialmente.
Como este serviço é provido por uma empresa externa, ou terceirizada, o termo outsourcing (efetuado por alguém de fora) é bem apropriado para esta relação comercial.
Mas, agora que você está bem familiarizado com a terminologia, que ganhos ela pode trazer para sua organização?
Como seu trabalho pode ser facilitado pelo MPS? E, principalmente, será que há uma redução significativa nos custos operacionais e ganho de produtividade?
Entendendo o MPS
Para que o MPS seja corretamente implantado, o fornecedor precisa estudar e entender a dinâmica de produção de documentos de sua organização.
Deve entender toda a infraestrutura da empresa e ajudar a determinar como os equipamentos (impressoras, multifuncionais e scaneres) podem contribuir para o atingimento dos objetivos estratégicos e a negócio da empresa.
Além disso, deve ser capaz de assumir a responsabilidade da gestão constante com assistência proativa e preditiva para assegurar a disponibilidade e eficiência dos dispositivos.
Para isso, deve entender a dinâmica de cada departamento ou setor e determinar qual o tipo de equipamento ideal para a realização das atividades.
Saiba a diferença entre cada um lendo esse artigo: “Como escolher uma impressora certa para você?”
Certamente não é um trabalho para principiantes, não é mesmo?
Benefícios da Implementação do MPS
Após implementado, o ambiente gerenciado permitirá unificar as informações do que foi impresso, copiado e digitalizado.
Também unificará as informações dos usuários e as características específicas de cada trabalho bem como a performance de cada equipamento.
Com estas informações em mãos, o gestor poderá aplicar políticas de gerenciamento das impressões como:
Daí a resposta sobre redução de custos começa a fazer sentido. Não conseguimos controlar aquilo que não conhecemos.
Assim sendo, o primeiro benefício é saber exatamente como os documentos estão sendo produzidos dentro de sua organização. Isso permitirá uma melhor gestão dos custos.
Estudos mostram que a redução obtida por este gerenciamento pode chegar a 30% dos gastos em impressão. Isso começa a ser interessante não?
Utilizando um gerenciamento proativo dos equipamentos, podemos determinar suas falhas e a utilização dos suprimentos (toner, revelador, etc…)
Também é possível determinar os recursos disponíveis (como impressão frente e verso, bandejas de papel e tamanhos de papel utilizados).
E com isso aumentamos a disponibilidade por agir antecipadamente através de manutenções preventivas por exemplo.
Com o uso de multifuncionais “inteligentes”, capazes de integrar-se facilmente a aplicativos de escritório ou mesmo ter aplicações embarcadas, surge um novo acrônimo ligado ao MPS, o chamado MDS (Managed Document Services).
MPS e Gestão de Documentos
Os MPS estão intimamente relacionados com os Managed Document Service (MDS) e, algumas vezes, os termos são utilizados indiferentemente.
Normalmente, os Managed Document Services têm um âmbito mais vasto, abrangendo documentos impressos e documentos eletrônicos e seu fluxo nas diversas atividades da organização.
No entanto, à medida que os equipamentos de impressão empregados no MPS foram evoluindo ao longo dos anos, passaram também a incluir recursos em softwares e aplicações para otimização dos fluxos de trabalho.
É por este motivo que os termos MPS e MDS estão tão intimamente ligados hoje em dia e, praticamente, não faz sentido diferenciá-los mais.
Se você quiser saber mais sobre fluxo de trabalho, recomendo que leia o nosso artigo “Como automatizar seus fluxos de trabalho”. Esse artigo vai te ajudar a entender o que pode ser feito com as tecnologias atuais.
Integre tudo e simplifique
O uso do MPS lhe permite obter visibilidade e controle sobre a totalidade do seu ambiente de documentos. Isto significa muito mais do que apenas reduzir a impressão e a utilização de papel.
Afinal, como o seu negócio está em evolução constante, os Managed Print Services e os Managed Document Services tem que continuarem a evoluir para ajudar sua organização a enfrentar os desafios atuais e futuros.
Embora os volumes gerais de impressão tenham registado uma diminuição, a utilização generalizada de tablets e smartphones gerou uma complexidade adicional no ambiente de impressão.
Por isso, as equipes de TI necessitam de uma estratégia para permitirem o acesso à impressão a partir dos dispositivos móveis sem comprometerem a segurança.
Outro artigo com o tema “Porque ter uma impressora com Android embarcado é importante para seu negócio”, ilustra como esta necessidade está cada dia mais presente em nosso ambiente de negócios.
De acordo com os analistas da IDC: “Para os usuários, a impressão móvel tem provocado o aumento no volume de impressão, em vez de o diminuir.
O principal impulsionador da impressão móvel é o fato de que a maior parte dos usuários se encontram atualmente em ambientes de trabalho não tradicionais.
Por exemplo, alguns usuários atuais não têm uma área de trabalho atribuída. Mas, ao invés disso, deslocam-se entre filiais ou instalações num campus corporativo, ou trabalham remotamente ou em viagem“.
A gestão da impressão continua a ser importante, aliada à necessidade de gestão de volumes cada vez maiores de informações e dados provenientes de várias origens diferentes.
É por este motivo que os MPS inteligentes otimizam os processos e os fluxos de trabalho, além de gerirem seu parque de impressão.
Resumindo
O MPS, ou o outsourcing de impressão, nos permite utilizarmos análises de dados, melhores práticas e uma combinação das tecnologias de impressão, conteúdos e processos.
Tudo isso para criarmos soluções automatizadas de fluxo de trabalho e otimizar os morosos processos dependentes de papel.
Como resultado, é proporcionado um melhor acesso às informações, um aumento da produtividade e uma redução da impressão.
Corretamente implementado, o MPS vai permitir obter uma redução substancial dos custos iniciais. Isso porque passará a dispor de um único sistema que abrange toda a sua organização – mesmo que esta esteja espalhada por vários locais e cidades.
Além disso, esta abordagem proporciona um nível de controle totalmente novo sobre os custos de impressão e o inventário de consumíveis.
O caminho ideal para se ter resultados satisfatórios!
