Em uma corrida, quem sai na frente normalmente tem menos obstáculos e deve utilizar esta vantagem para superar outros competidores. Por se manter constantemente à frente, o corredor pode ditar o ritmo e até mesmo controlar o avanço dos concorrentes maximizando suas chances de vitória.

Da mesma forma, uma empresa que tem uma boa gestão documental pode “sair na frente”. Ter as informações necessárias, saber utilizá-las adequadamente e ter pleno controle dos processos; pode ser o fator determinante para se conseguir vantagem sobre os concorrentes e alcançar o sucesso.

Desafios das empresas hoje

Embora os administradores necessitem de informações organizadas em suas atividades, uma parcela considerável destes profissionais, por falta de conhecimento ou até mesmo de interesse, acaba não reconhecendo a importância da Gestão Documental bem como suas vantagens competitivas.

Com isso, dados importantes são perdidos ou caem em mãos erradas. Há o acúmulo de papelada que desperdiça tempo e espaço físico e a produtividade não é alta. Muita informação útil é perdida quando não se tem uma gestão documental adequada ao seu negócio e que atende às suas necessidades.

Então, fica claro que uma boa gestão documental pode ser a solução para os seus problemas.  Mas antes de saber o que e como fazer, vamos começar entendendo algo muito importante.

O que é gestão documental?

Segundo a NBR 9578 da ABNT (1986, p. 1), Gestão Documental é uma “metodologia de programas para controlar a criação, o uso, a normalização, a manutenção, a guarda, a proteção e a destinação de documentos”.

A gestão documental envolve diversos fatores como: planejamento, organização, controle, espaço físico e equipamentos, com o objetivo de aperfeiçoar e simplificar o ciclo documental.

Todos os documentos, sejam físicos ou em formato eletrônico, podem ser consultados e organizados conforme a necessidade de cada usuário, departamento ou projeto. As informações contidas nesses documentos são compartilhadas entre os usuários observando regras de acesso e restrição de recursos (como impressão, download, alteração e etc…).

Resumindo, a gestão documental é responsável pelo tratamento das informações contidas em todos os tipos de documentos, desde a sua produção até a sua destinação final.

Como funciona todo o processo?

Há várias etapas para o funcionamento do processo de gestão documental. Mas todas elas são bem simples.

Primeiro, caso o documento não seja eletrônico e sim um documento físico, ele passará pela “fase de desmaterialização”, ou seja, será digitado ou digitalizado, passando assim do formato impresso para o eletrônico. Para saber como fazer isso de forma simples, leia nosso artigo: “Como digitalizar meus documentos?”

Depois, todos os documentos eletrônicos devem ser devidamente classificados e organizados de acordo com o seu tipo e assunto. Algo que pode ajudar é a criação de pastas e subpastas, distribuindo os documentos de acordo com o que eles apresentam.

O próximo passo, é definir o controle de acesso. Ou seja, quais pessoas terão acesso a esses arquivos e qual o ciclo de vida desses documentos. E, por fim o documento será partilhado aos usuários previamente definidos para eventuais visualizações e pesquisas.

Essas informações e tarefas são de responsabilidade do profissional capacitado nas práticas arquivísticas que atua junto à informação, de forma a disponibilizá-la com rapidez, segurança e eficiência.

Se quiser saber mais informações sobre o processo de gestão documental ou informações relacionadas à classificação e temporalidade de documentos, baixe gratuitamente o e-book: “Gestão documental aplicada” do arquivo público de São Paulo.

O que esperar de uma empresa de gestão documental

Como vimos, tanto instituições públicas quanto nas privadas necessitam gerir seus documentos aplicando metodologias baseadas em princípios arquivísticos.

Logicamente, um provedor de serviços que ofereça um sistema de gestão documental, deve estar atento a esta metodologias bem como aplicá-las em sua oferta. O sistema utilizado deverá disponibilizar todos os recursos de gestão e controle dos documentos para garantir o acesso rápido e de acordo com as necessidades de cada usuário.

É simplesmente usar a tecnologia ao seu favor. Sabe aquelas etapas que vimos anteriormente? Ao contratar uma empresa especializada em gestão documental você precisa apenas definir seus objetivos e deixar que ela cuide de todo o resto, tendo total controle do que está sendo feito.

Todo o tempo, recursos e trabalho que é desperdiçado procurando um documento físico ou o enorme espaço desperdiçado para armazená-lo, serão coisa do passado. Seu tempo, recursos físicos e mão de obra serão utilizados em aspectos mais benéficos para a organização.

Automatização

Invista na automatização dos seus processos, compartilhe seus problemas com uma empresa de gestão documental. Foque nos objetivos de sua organização!

Já falamos um pouco sobre o ECM (ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENT) ou em português, “Gestão de Conteúdo Empresarial” aqui no blog, que nada mais é que um conjunto de ferramentas e estratégias cujo objetivo é nos auxiliar na hora de gerenciar e controlar todos os documentos e dados existentes na nossa empresa. Ficou curioso? Leia o artigo na íntegra em: “Arquivamento de documentos: Ainda preciso me preocupar?”.

Mas o que isso tem haver? Simples. É por meio da solução certa de ECM que vamos conseguir automatizar os fluxos de processos relacionados à gestão documental da nossa empresa. Tudo que você conhece, pode ser feito hoje em um simples “estalar de dedos”.

Não! Não é mágica. É simplesmente a tecnologia nos dando uma “mãozinha”. Desde os primórdios da humanidade, o ser humano tem achado novos métodos de diminuir o trabalho manual e deixar que as máquinas façam o trabalho pesado.

Isso ainda acontece hoje. Por meio dessas soluções pensadas para nos beneficiar e o suporte que elas dão, nunca ficou tão fácil gerenciar e ter total controle dos dados produzidos e recebidos pela nossa empresa de forma fácil, rápida e segura.

Tudo é armazenado nas nuvens ou em servidores e pronto para pesquisa, consulta e gerenciamento. E o melhor, de forma automatizada! Nunca conseguir uma boa gestão documental ficou tão fácil. É simplesmente ter a solução certa na hora certa!

Eliminar o papel e todo o trabalho resultante deste; e possuir processos automatizados que não precisam de muita interferência profissional não é só uma necessidade, mas a melhor solução nos dias de hoje.

Ganhos ao contratar uma empresa especializada em gestão documental

Você pode ganhar muito quando se possui uma boa gestão documental. Quer ver alguns dos muitos benefícios? Vamos lá…

• Contribui para a empresa obter vantagens competitivas, pois os gestores empresariais trabalham, em grande parte sob pressão, necessitando agir rapidamente e através de fontes de informações confiáveis e de situações já ocorridas. Assim, a análise e tomada de decisão vão se basear em fatos e na experiência adquirida.

• É um caminho mais seguro, ágil e eficiente para as empresas se destacarem de seus concorrentes, prevenindo que a massa documental produzida em razão de suas atividades se perca ao longo de um processo, que por sua vez abrange as etapas de produção até o acesso e recuperação dos documentos para os usuários.

• No quesito segurança, você pode ficar tranquilo! Você pode contar com um backup de recuperação. Como assim? Você pode fazer backup dos documentos periodicamente, assim caso ocorra algum dano físico na empresa, como inundação ou incêndio, diferentemente dos documentos físicos que seriam perdidos, é só restaurar o backup e os documentos eletrônicos estarão intactos.

• Ainda falando sobre segurança, fazer uso de uma boa gestão documental contribui para que seus documentos não caiam em mãos erradas. Como já visto, o sistema tem controle de acesso onde você pode criar graus hierárquicos no próprio sistema e autorizar usuários determinados, controlando quem tem acesso a quê, onde, como e quando. Você pode até mesmo proteger alguns dos documentos com uma senha.

• Ótimo custo benefício. Contratar uma empresa especializada em gestão documental vale a pena. Você pode centralizar seus recursos em assuntos mais importantes na organização.  Haverá um ganho pelo simples motivo de reduzir o papel na empresa, contribuindo para a sustentabilidade, por não desperdiçar espaço físico para guardar documentos físicos e a otimização da mão de obra.

• Você cresce no mercado por estar de acordo com as normas de qualidade. Quer ver um exemplo? Quando há uma boa gestão de documentos sua empresa, você está dentro das normas requeridas pelo Sistema de Gestão da Qualidade, que determina que os documentos devem ser bem gerenciados, controlados e rastreados. Atendendo esses requisitos de forma eficiente, você pode adquirir certificações como a ISO 9001:2000. Isso contribui para se destacar dos concorrentes e alavancar o seu negócio.

• Ganho de tempo. Quando a informação está centralizada e disponível para as pessoas certas, os procedimentos e processos são realizados em menos tempo e de forma prática. Tempo esse, que pode ser usado para atividades que demandam mais atenção e são mais importantes para o desenvolvimento da empresa, contribuindo assim para o aumento da produtividade.

Concluindo…

Administrar a própria empresa pode não ser uma tarefa tão simples e o empreendedor deve fazer uso de tecnologias que o auxiliem no dia a dia, economizando tempo e dinheiro com algumas tarefas, dedicando-se melhor a setores que exigem mais da sua atenção.

Contate uma empresa especializada em gestão documental e pare de se preocupar excessivamente. Não perca tempo! Lembre-se que no mercado competitivo que estamos vivendo, “sair na frente” pode ser o diferencial.

Se concentre agora no que você pode fazer para ter uma boa gestão documental e esteja apenas a um passo da linha de chegada.