Que bagunça! Você não acha nada, começa a ficar irritado e até pensa em desistir. O clima vai ficando pesado, outras pessoas acabam deixando suas responsabilidades de lado para se envolverem na tarefa, na busca de um documento, que foi jogado no meio de milhares de outros documentos.

E pior, ninguém, nem mesmo a pessoa que o arquivou, faz a mínima ideia de onde ele esteja guardado. Você já passou por essa situação ao tentar achar um documento?

Uma dificuldade enfrentada por muitas empresas e pessoas físicas é: como organizar os documentos de maneira a achá-los quando necessário? Isso tudo pode ser resolvido apenas por haver uma gestão correta dos documentos.

Trouxemos aqui 7 dicas simples, mas valiosas, que o ajudarão a poupar tempo e facilitar as tarefas do dia a dia. Vamos ver?

1. Categorizar

O primeiro passo é identificar uma forma lógica para separar os documentos físicos ou já digitalizados. Se eles estiverem apenas jogados em um canto, você pode desperdiçar um tempo precioso tentando encontrá-los.

2. Criar Estrutura de Pastas

Depois de categorizados, os documentos deverão ser armazenados em pastas de acordo com o tipo ou assunto.

Crie uma pasta para cada categoria. Subpastas também podem ser criadas para facilitar o acesso a subcategorias. Exemplo: Documentos pessoais\CPF

3. Divulgue a Estrutura de Pastas em sua Organização

Não apenas oriente todos os colaboradores sobre a estrutura de pastas, como também mostre como os documentos deverão ser armazenados.

Não se esqueça de que esse é um processo contínuo. Por isso, todos os colaboradores precisam contribuir diariamente, fazendo a sua parte, para que os documentos fiquem organizados.

Além disso, você pode pedir sugestões para as pessoas de cada departamento sobre qual estrutura melhor atende a ele.

Afinal, você não vai querer fazer tudo sozinho e nada melhor do que pedir ajuda para a pessoa que está em contato direto com os arquivos e como as suas reais necessidades poderiam ser sanadas.

Você pode criar um modelo e repassar para todos os envolvidos. Quando todas as pessoas da sua empresa sabem como trabalhar em organizar os documentos, todos podem ganhar tempo e agilidade no ambiente de trabalho.

Por isso, pergunte a opinião dos seus funcionários e continue a otimizar a organização. Ao fazer isso, o seu trabalho será sempre aprimorado e contribuirá nos seus resultados de forma visível.

4. Determine os Índices, ou Palavras Chave

Que palavras você utilizará para encontrar o documento que precisa? Uma nota fiscal poderá ser localizada pelo número, data de emissão ou nome do fornecedor, por exemplo.

Esta informação será essencial se você for utilizar qualquer software de GED ou ECM. Leia mais sobre a diferença dos dois em nosso artigo: “GED é o mesmo que ECM?”

5. Armazenar os Documentos

Também crie uma rotina sistematizada para armazenar imediatamente os documentos produzidos e siga-a.

Reserve um tempo para verificar com frequência se todos os seus documentos estão armazenados no lugar certo e com o nome correto.

Não deixe para depois! Procure também não criar, por exemplo, uma pasta “temporária” e ir jogando lá tudo para só quando tiver tempo tentar “dar um jeito”. Esta é a primeira armadilha para uma desorganização.

Se quiser mais dicas de como armazenar seus documentos digitais, leia: “Como digitalizar meus documentos?”

6. Tire as Dúvidas

Cada documento deve se encontrar no lugar mais apropriado para ele. Muitas dúvidas podem surgir com respeito á isso.

Um comprovante de pagamento, por exemplo, deve ficar na pasta: “comprovantes” ou na pasta “fornecedor”?

O segredo para sanar esse tipo de dúvida de forma eficaz, é determinar quem usará o documento com mais frequência. Neste caso, certamente o financeiro.

Na dúvida, crie referências cruzadas no documento, no exemplo citado, inclua o nome do fornecedor, por exemplo.

Mas, resista à tentação de armazenar o mesmo documento em duas pastas diferentes. Fazer isso ocupa memória, caso seja um documento digital, ou espaço físico. Além de deixar tudo uma “bagunça” com várias informações desnecessárias.

7. Determine um Prazo

Por quanto tempo este documento deverá ficar guardado? Tente determinar uma data para cada documento, para que quando esse prazo termine, o documento possa ser descartado.

Isso poupará espaço e tornará seu repositório mais eficiente. Exemplo: Documentos fiscais deverão ser mantidos por 5 anos.

Quer saber mais sobre quanto tempo um documento deve ficar armazenado ou de que forma ele deve ser classificado? Baixe o e-book da Conarq: “Classificação, temporalidade e destinação de documentos de arquivo”.

Já pensou em como seria bom ter seus documentos organizados?

Então, ao analisar essas dicas, você conseguiu imaginar como seria benéfico para você e para seu negócio ter todos os seus documentos devidamente organizados?

Você poderá usufruir:

• Pesquisa correta e prática;
• Ordem;
• Segurança e sigilo das informações;
• Conservação;
• Captura fácil e com rapidez;
• Economia de tempo e diminuição de retrabalho;
• Economia de recursos e redução de despesas;
• Agilidade de processos;
• Memória e espaço físico melhor aproveitado, gerando uma maior comodidade;
• Padronização.

Viu como você pode ser beneficiado e evitar muitos transtornos? Leia sobre mais benefícios em: “As vantagens de ser organizado”.

Organização com os documentos é tudo!

A documentação de uma empresa só não é mais valiosa que seu patrimônio humano, por isso deve ser considerada extremamente importante  e ter todo o cuidado necessário.

Se você seguir estes 7 passos básicos, seus documentos físicos estarão “no ponto” para serem digitalizados.

Daí você não terá uma “desorganização digital” e sim uma estrutura adequada e pronta para qualquer ferramenta de ECM.

Ou seja, você ou sua empresa não precisam passar por isso! Você também pode confiar a organização dos seus documentos á empresas especializadas. Saiba mais lendo o artigo: “O que esperar de uma empresa de gestão documental?”

Nós, da Edocx, estamos à sua disposição para ajudá-lo.