A regra é simples: Você só pode aprimorar aquilo que você consegue gerenciar, só pode gerenciar aquilo que você consegue medir e só pode medir aquilo que você tem plena noção de como é executado.

Por isso é extremamente importante a sua empresa conhecer de forma clara como tudo é executado.

Uma empresa que não conhece como os seus processos estão sendo executados não possui nenhuma vantagem em comparação com outras que conhecem e gerenciam diariamente melhorias em seus processos de negócio.

A falta do conhecimento dos processos diários de uma empresa resulta na impossibilidade de implantação de melhorias ou mudanças de forma organizada.

Atualmente, vivemos na era das siglas: TI, CEO, KPI’S,  BPM e etc…. Elas são cada vez mais comuns e se tornam parte do nosso dia a dia.  Essas abreviações, ou acrônimos,  podem até mesmo nos deixar meio confusos e perdidos.. Mas, não se desespere!

Neste artigo, vamos falar do BPM. A utilização dele, ao longo desses últimos anos, vem crescendo de forma assustadora, visto que a sua utilidade proporciona uma melhoria significativa nos processos das empresas.

A sua perspectiva de crescimento é ainda maior, visto que o BPM ainda é um conceito pouco conhecido pelas pessoas, principalmente no Brasil. Então, como você pode fazer um bom uso dele e ficar à frente dos seus concorrentes?

Mas afinal, o que é BPM?

BPM nada mais é que a abreviação de Business Process Management (em português, Gerenciamento de Processos de Negócio).

O BPM tem um foco específico: identificar os processos da sua empresa a fim de realizar melhorias e facilitar o gerenciamento.

Mas, não é só isso. Ele é de grande importância para as organizações, visto que faz com que tudo esteja em perfeita sincronia para atingir os resultados previstos através dos processos.

BPM é uma abordagem de gerenciamento adaptável, desenvolvido com a finalidade de sistematizar e facilitar processos organizacionais individuais complexos, dentro e fora das empresas.

É um conceito que une inovação, gestão de negócios, flexibilidade e integração com a tecnologia da informação. Ufa!

Tudo isso para alcançar os objetivos das organizações, não importa o tamanho delas, por meio de melhorias e para gerenciar os processos existentes, com o objetivo de aprimorar a tomada de decisões e otimizar a visão do seu negócio como um todo.

Se quiser saber mais sobre a História BPM, leia: “Gerenciamento de processos de negócio”.

Como eu posso utilizar o BPM?

Antes de tudo, precisamos entender o que significa o termo: “Processos operacionais”. São atividades rotineiras que são executadas pela sua empresa no dia-a-dia.

Estes podem ser gerenciados por meio de softwares de modelagem de processos ou até mesmo em uma folha de papel.

Mas você deve se perguntar: Por que eu preciso entender de processos? Como eu posso utilizar o BPM? Pra quê ele serve?

Bom, quase tudo que fazemos no nosso dia a dia está ligado a processos, mesmo que não estejamos cientes disso. Pense na seguinte situação: Você quer comprar um produto e está em uma loja com esse objetivo.

O vendedor te apresenta os produtos, você olha, analisa, escolhe e vai ao caixa pagar pelo produto. Antes disso, o produto escolhido passa por várias etapas. Ele é fabricado, verificado, despachado e entregue na loja em que você está.

Você, mesmo sem saber, está no início e no final desse processo. Porque o produto que escolheu, foi criado para que pessoas como você se beneficiem disso. Foi necessário todo um processo, seguido rigorosamente, para que sua compra seja possível.

Até mesmo onde você trabalha, tudo que você faz, exige uma rotina não é verdade? Passos que são seguidos por você e outros a fim de desempenhar alguma tarefa.

Com o BPM, tudo isso fica mais fácil e rápido!

Os gestores podem enxergar, por exemplo, onde estão os problemas da empresa, quais são os gargalos, por que isso acontece e com que frequência isso ocorre, qual o percentual de processos concluídos, os que estão em andamento e o que falta para serem finalizados; entre outras coisas.

Como resultado disso, aqueles fatores cruciais que são importantes para o bom desempenho da sua empresa podem ser analisados com rapidez e facilidade, tudo isso por causa do BPM.

Gostou? Ainda tem mais…

Ferramentas adicionais do BPM

Você sabia que além de toda essa praticidade ainda pode fazer o uso de técnicas e ferramentas que vão lhe ajudar a controlar todos os processos que envolvem os documentos, as aplicações e todos os recursos da sua empresa?

Adicionalmente, as ferramentas denominadas sistemas de gestão de processos do negócio (sistemas BPM) monitoram o andamento dos processos de forma clara e objetiva.

Assim, os gestores podem analisar e alterar processos baseados em dados reais e não apenas por intuição.

Por exemplo, para você poder acompanhar a implantação do BPM temos o BPMS (Business Process Management System) que é um software que permite a modelagem, a execução, o controle e a monitoração tanto dos processos internos quanto externos.

Para saber mais sobre esse recurso, leia: “Business Process Management Suite”.

Também temos o BPMN (Business Process Modeling Notation, em português Notação de Modelagem de Processos de Negócio), que nada mais é que uma notação (uma representação gráfica), juntamente com um conjunto de regras sobre como utilizá-la.

O objetivo dessa ferramenta é providenciar recursos para que os seus processos possam ser modelados, ou desenhados,  de uma maneira padronizada.

Com o BPMN você pode mapear, em detalhes, todos os processos de negócio da sua empresa, com a facilidade de oferecer uma visão global de tudo, através da utilização de subprocessos.

Gostou? Aprenda mais sobre o BPMN lendo: “Business Process Modeling Notation” .

Esse conjunto de soluções que vêm acopladas ao BPM contribuiu para o aprimoramento do conhecimento de diversas áreas de tecnologia como: BPMA (Business Process Modeling and Analysis), Business Activity e Workflow.

Esses recursos utilizam as melhores práticas de gestão, com o propósito de melhorar e transformar os processos para se atingir os resultados esperados, de forma contínua.

Todas essas práticas aplicadas em sua organização podem trazer diversos benefícios, quer ver alguns?

Benefícios da utilização do BPM

• Transparência nas etapas do processo: Todos ficam cientes dos processos e podem facilmente e rapidamente executar suas atividades com qualidade.
• Redução de custos: Os custos operacionais são reduzidos, visto que tudo é realizado com eficiência.
• Maior controle: Controle de qualidade, visto que o BPM estabelece indicadores de desempenho.
• Aumento da produtividade: A otimização dos fluxos de trabalho contribui para o aumento da produtividade da equipe. Os processos, com o tempo se tornam mais ágeis e a equipe mais eficientes.
• Automação: Aqueles processos que não necessitam de intervenção humana podem ser realizados por sistemas, reduzindo assim o tempo de execução. Leia mais sobre isso no nosso artigo: “Fluxos de trabalho – Como você pode automatizá-los?”

• Segurança: Com a automação dos processos, a segurança da informação é maior.

São muitas as vantagens, não é mesmo? Como o tempo você vai se familiarizando com todos esses termos e sua utilização na prática e irá perceber vários outros benefícios para sua empresa.

Você também pode!

Claro que você não vai implantar o BPM de um dia para o outro. É algo que não é tão simples assim. Envolve tempo, dedicação e engajamento de todas as pessoas envolvidas e, mais importante, envolve o comprometimento dos gestores.

O BPM com certeza é uma ferramenta notável que temos à nossa disposição para melhorarmos o desempenho de nossas organizações.

Aderir às novas soluções, como o BPM, é indispensável. As empresas que não se adaptarem às mudanças serão excluídas do mercado. Não faça parte dessa estatística!

Por isso, faça uso desta maravilhosa tecnologia e transforme o seu negócio. Entre em contato com um dos nossos consultores e teremos o prazer em lhe ajudar.